Jelang Pemilu 2024, Bawaslu Kabupaten Semarang Perkuat Penataan Kearsipan

BANDUNGAN – Bawaslu Kabupaten Semarang menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Administrasi Kesekretariatan dengan tema Penataan Administrasi Kearsipan di Sekretariat Panwascam se-Kabupaten Semarang untuk Mewujudkan Data Pengawasan yang Tertib dan Akurat di Hotel Grand Panorama Bandungan, Selasa (18/7/23).

Ketua Bawaslu Kabupaten Semarang, Mohammad Talkhis dalam sambutannya menyampaikan pentingnya penyamaan presepsi terkait ketersediaan arsip di tingkat Sekretariat Panwaslu Kecamatan dan harapan semakin baiknya pengelolaan kearsipan untuk mendukung kebutuhan data di tingkat kabupaten.

Talkhis juga menyampaikan bahwa kegiatan bimbingan teknis tersebut merupakan tindak lanjut dari pelaksanaan supervisi terhadap penataan kearsipan di sekretariat Panwaslu Kecamatan beberapa waktu lalu. Pasca pelaksanaan supervisi, Panwaslu Kecamatan mulai melakukan perbaikan dalam hal administrasi utamanya terkait pengarsipan.

Mengakhiri sambutannya Talkhis berharap penyelenggaraan kegiatan di tingkat kecamatan bisa lebih dipertanggungjawabkan. Anggaran yang diberikan untuk mendukung kegiatan harus digantikan dengan kinerja pengawasan yang baik serta kemampuan menyajikan data yang terarsip secara tertib dan akurat.

Hadir secara langsung sebagai narasumber Dani Kushindarto selaku Sub Koordinator Persandian pada Bidang Persandian dan Statistik, Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Semarang serta Kartini Tjandra Lestari selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Dani dalam paparannya menyampaikan materi yang berkaitan dengan penguatan basis data arsip digital lembaga yang meliputi tiga aspek yaitu keamanan informasi, etika dalam berbagi data, dan proteksi keamanan data terkait arsip digital. Disampaikan oleh Dani, lembaga saat ini sering mengalami masalah terhadap keamanan data, banyak data yang bersifat rahasia bocor dikarenakan pengelolaan yang kurang baik. Pentingnya keamanan informasi harus diperhatikan dalam bekerja karena data yang dikomunikasikan memiliki peran yang krusial bagi internal lembaga. Oleh sebab itu diperlukan upaya untuk menghadapi ancaman dan ganguan baik internal maupun eksternal.

Kartini Tjandra Lestari, dalam kesempatan tersebut menyampaikan materi terkait tata kelola kearsipan di lingkungan Bawaslu.

“Teman-teman bekerja di Panwascam yang lembaganya bersifat adhoc, kelemahan utama lembaga adhoc adalah arsip. Ketika selesai melaksanakan tugas, arsipnya tidak tersimpan dengan baik. Saat ini kita sedang melakukan tahapan pemilu, sehingga arsip sangat penting untuk melakukan pengawasan. Setiap hasil pengawasan harus di dokumentasikan dengan baik karena jika ada sengketa maka setiap hasil pengawasan menjadi sangat penting,” kata Tjandra. 

Lebih lanjut, Tjandra menekannya bahwa sukses tidaknya pengawasan berasal dari jajaran paling bawah. Sebagai staf sekretariat Panwaslu Kecamatan, diharapkan para peserta memahami apa yang harus dikerjakan, serta memiliki kemampuan dalam memanajemen resiko. Pada kesempatan tersebut  disampaikan materi terkait  pola klasifikasi arsip dan naskah dinas, penataan buku agenda surat, kode klasifikasi arsip Panwaslu Kecamatan, serta Sistem Penomoran Surat Keluar (SINOSUKE) Bawaslu Jawa Tengah.

Pada sesi kedua bimbingan teknis, disampaikan penguatan materi dari sekretariat Bawaslu Kabupaten Semarang mencakup administrasi kesekretariatan, mekanisme pengisian formulir pengawasan (Form A), form pencegahan, form dugaan pelanggaran, form PSPP-22 dan laporan pertanggungjawaban keuangan di tingkat Kecamatan.

Menutup kegiatan, Sri Widodo selaku Kepala Sub Bagian Administrasi Bawaslu Kabupaten Semarang berpesan kepada jajaran staf sekretariat Panwaslu Kecamatan untuk meningkatkan kinerja dan integritas dalam bekerja, agar data pengawasan di tingkat kecamatan terarsipkan dengan optimal.