PPID Bawaslu Kabupaten Semarang Dorong Digitalisasi Arsip
|
UNGARAN – Selain melakukan koordinasi pengelolaan Informasi Publik, PPID Bawaslu Kabupaten Semarang memanfaatkan rapat internal Tim PPID pada Jumat, 8 Mei 2026, di Aula Bawaslu Kabupaten Semarang untuk mendorong percepatan digitalisasi arsip dan dokumen pengawasan.
Digitalisasi menjadi salah satu langkah strategis dalam meningkatkan kualitas pengelolaan dokumentasi kelembagaan. Dengan adanya arsip dalam bentuk digital, dokumen dapat dikelola secara lebih terstruktur, mudah ditelusuri, aman, dan mendukung kebutuhan pelayanan Informasi Publik.
Dalam rapat tersebut, Tim PPID membahas progres digitalisasi sejumlah kelompok arsip dan data penting yang berada di lingkungan Bawaslu Kabupaten Semarang. Digitalisasi diarahkan terhadap dokumen yang memiliki nilai administratif, historis, informatif, serta mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi kelembagaan.
Adapun beberapa kelompok dokumen yang menjadi fokus digitalisasi meliputi:
Arsip Bawaslu Kabupaten Semarang, berupa dokumen kelembagaan dan administrasi yang perlu ditata dan disimpan dalam bentuk digital;
Data Hasil Pengawasan Tahapan Pemilu Tahun 2024, yang mencakup dokumentasi dan hasil pelaksanaan pengawasan terhadap tahapan Pemilu 2024;
Data Hasil Pengawasan Tahapan Pemilihan/Pilkada Serentak Tahun 2024, sebagai bagian dari dokumentasi hasil pengawasan penyelenggaraan Pemilihan Tahun 2024; dan
Data Tugas dan Fungsi Divisi, yang memuat informasi terkait tugas, fungsi, serta pelaksanaan kegiatan masing-masing divisi di lingkungan Bawaslu Kabupaten Semarang.
Digitalisasi dilakukan dengan memperhatikan penataan dokumen, pemberian identitas atau metadata, pengelompokan berdasarkan jenis dan periode dokumen, serta penyimpanan pada media penyimpanan digital yang telah ditentukan.
“Digitalisasi arsip bukan sekadar memindahkan dokumen dari bentuk fisik ke digital, tetapi bagaimana kita membangun sistem dokumentasi yang tertib, mudah ditelusuri, dan dapat mendukung pelayanan Informasi Publik. Dengan arsip yang terkelola dengan baik, ketika masyarakat membutuhkan informasi, kita dapat memberikan pelayanan secara lebih cepat dan tepat,” ujar Widya Astuti, S.I.P., selaku PPID Bawaslu Kabupaten Semarang.
Langkah tersebut diharapkan dapat membangun database arsip dan dokumentasi Bawaslu Kabupaten Semarang yang lebih tertib dan terintegrasi. Selain mendukung kebutuhan internal kelembagaan, pengelolaan arsip secara digital juga dapat mempercepat proses pencarian dokumen apabila diperlukan dalam pelayanan Informasi Publik.
Namun demikian, tidak seluruh dokumen hasil digitalisasi secara otomatis dapat dipublikasikan. Setiap dokumen tetap perlu melalui proses identifikasi dan klasifikasi untuk menentukan status keterbukaannya, termasuk apabila terdapat informasi yang dikecualikan atau data yang perlu dilindungi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Melalui digitalisasi arsip, PPID Bawaslu Kabupaten Semarang berupaya membangun tata kelola dokumentasi yang lebih efektif, efisien, aman, terdokumentasi, dan berkelanjutan.
Kegiatan ini juga menjadi bagian dari penguatan keterbukaan informasi publik dengan memanfaatkan teknologi digital. Ketersediaan arsip yang tertata akan mendukung PPID dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat secara lebih cepat dan tepat.
Pelaksanaan pengelolaan dan digitalisasi dokumen tersebut berpedoman pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Bawaslu Nomor 10 Tahun 2019 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Bawaslu, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bawaslu Nomor 1 Tahun 2022, serta ketentuan peraturan perundang-undangan dan regulasi Bawaslu mengenai pengelolaan Informasi Publik dan dokumentasi kelembagaan.
Dengan digitalisasi arsip dan data pengawasan, Bawaslu Kabupaten Semarang terus memperkuat transformasi tata kelola informasi menuju pengelolaan dokumen yang modern, tertib, mudah ditelusuri, dan mendukung transparansi pengawasan Pemilu dan Pemilihan.
Humas Bawaslu Kabupaten Semarang
