Bawaslu Kabupaten Semarang Bedah Prosedur Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip Negara

UNGARAN – Guna mengatasi penumpukan dokumen yang tidak terkendali, Bawaslu Kabupaten Semarang menggelar Rapat Koordinasi Pengelolaan Kearsipan, Rabu (29/04/2026) dengan fokus pembahasan pada prosedur retensi dan pemusnahan arsip. Kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan Rapat Koordinasi Pengelolaan Kearsipan ini menghadirkan Drs. Budiyono dari Dinas Arpusda Kabupaten Semarang untuk memberikan bimbingan teknis mengenai tata cara penyusutan dokumen sesuai regulasi. Hal ini penting dilakukan agar record center Bawaslu hanya menyimpan dokumen yang memiliki nilai guna tinggi.

Kordiv Hukum dan Penyelesaian Sengketa, Ummi Nu'amah, S.Pd., dalam pengantarnya menyampaikan kegelisahannya terkait manajemen ruang penyimpanan yang semakin terbatas. Ia mempertanyakan kriteria jenis arsip yang harus dipertahankan dalam jangka panjang dan mana yang sudah bisa memasuki masa retensi atau dimusnahkan. Menurut Ummi, pemahaman mengenai jadwal retensi sangat diperlukan oleh seluruh unit kerja, baik di bagian pengawasan, hukum, maupun keuangan, agar pembersihan gudang arsip tidak melanggar aturan hukum.

Drs. Budiyono menjelaskan secara detail bahwa pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena harus mengacu pada Jadwal Retensi Arsi) yang tertuang dalam Peraturan Bawaslu. Ia menekankan adanya tahapan mulai dari pembentukan panitia penilai, pembuatan daftar arsip usul musnah, hingga adanya saksi dari unsur hukum atau pengawasan. "Pemusnahan harus terdokumentasi melalui Berita Acara resmi, sebagai bukti bahwa arsip telah dihapus secara sah agar akuntabilitas lembaga tetap terjaga," tegas Budiyono dalam paparannya.

Diskusi semakin mendalam saat Noor M. Nasyar, staf P2H, menanyakan mekanisme praktis pemusnahan fisik dokumen yang menumpuk. Budiyono menyarankan penggunaan mesin pencacah kertas agar informasi dalam dokumen benar-benar hancur dan tidak dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Rapat ini menyimpulkan bahwa tertib retensi arsip adalah kunci utama efisiensi ruang dan anggaran, sekaligus memastikan memori sejarah lembaga tetap tersimpan dengan rapi dan aman.