Perkuat Akuntabilitas, Bendahara Bawaslu Kabupaten Semarang Konsultasikan Penataan Arsip SPJ

UNGARAN – Aspek kearsipan dalam laporan pertanggungjawaban keuangan menjadi sorotan utama dalam Rapat Koordinasi Pengelolaan Kearsipan Bawaslu Kabupaten Semarang. Mengingat status Bawaslu sebagai lembaga negara yang menggunakan dana APBN, penataan arsip Surat Pertanggungjawaban (SPJ) menjadi hal yang mutlak untuk menghadapi audit internal maupun eksternal. Kegiatan ini menghadirkan tenaga ahli arsiparis untuk memberikan solusi atas kerumitan penataan dokumen transaksi keuangan yang volumenya sangat besar setiap tahunnya.

Ummi Nu'amah, S.Pd., dalam sambutannya menekankan bahwa pengelolaan arsip keuangan seringkali menjadi beban paling berat bagi staf sekretariat. Ia berharap narasumber dapat memberikan masukan bagaimana arsip-arsip keuangan dapat tertata dengan baik sehingga saat ada pemeriksaan, dokumen dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membongkar seluruh isi gudang. Baginya, keteraturan arsip adalah cermin dari transparansi pengelolaan anggaran di lingkungan Bawaslu Kabupaten Semarang.

Drs. Budiyono selaku narasumber menyarankan agar setiap kegiatan dibukukan secara mandiri (kolektif memori) mulai dari undangan, daftar hadir, hingga dokumentasi fisik. Ia memberikan contoh bahwa dengan membukukan satu rangkaian kegiatan secara utuh, pemeriksa dari Inspektorat akan lebih mudah melakukan verifikasi tanpa perlu mencari-cari dokumen pendukung yang tercecer di berbagai laci. "Jika administrasi tertib dari awal, maka urusan keuangan tinggal menyandingkan SPJ dengan bukti kegiatan yang sudah terjilid rapi," ujar Budiyono memberikan tips praktis.

Bendahara Pengeluaran Bawaslu Kabupaten Semarang, Rika Ayu Lestari, S.Mat., merespons positif saran tersebut dan mengonsultasikan kendala teknis terkait penyimpanan salinan SPJ yang rangkapnya sangat banyak. Ia menekankan bahwa kebutuhan akan ruang simpan yang aman dan kering sangat mendesak agar kertas-kertas bukti transaksi tidak rusak dalam jangka waktu retensi 5 hingga 10 tahun ke depan. Rika berharap ada pendampingan berkelanjutan dari Arpusda dalam mengklasifikasikan jenis arsip keuangan yang masuk kategori permanen atau sementara.

Rapat ini diakhiri dengan kesepakatan untuk memperbaiki sistem pengarsipan di bagian keuangan dengan mulai mengadopsi pola penyimpanan per jenis kegiatan. Hal ini dilakukan agar seluruh transaksi keuangan Bawaslu Kabupaten Semarang tidak hanya tercatat secara digital di aplikasi e-Kinerja atau e-Sakti, tetapi juga memiliki bukti fisik yang tertata secara profesional. Langkah ini diharapkan dapat mempertahankan predikat akuntabilitas lembaga dalam mengelola keuangan negara.