Dorong Tertib Arsip, Bawaslu Kabupaten Semarang Gelar Pelatihan Pengelolaan Kearsipan Pasca Pemilu

Ungaran - Bawaslu Kabupaten Semarang terus berkomitmen meningkatkan kualitas kelembagaan melalui penguatan kapasitas sumber daya manusia. Salah satu langkah konkret yang dilakukan adalah dengan menyelenggarakan Pelatihan Pengelolaan Kearsipan Pasca Pemilu pada Selasa (4/6/2025). Kegiatan ini berlangsung secara daring, namun para peserta mengikuti jalannya pelatihan dari Aula Bawaslu Kabupaten Semarang.

Pelatihan ini diikuti oleh seluruh Pimpinan Bawaslu Kabupaten Semarang dan jajaran sekretariat. Menghadirkan narasumber dari Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, Bela Suci Nugraheni, pelatihan ini menjadi bagian dari agenda rutin bertajuk “Rabu Smart” yang telah dijalankan oleh Bawaslu Kabupaten Semarang sebagai wadah pembelajaran dan peningkatan kapasitas kelembagaan.

Dalam sambutannya, Ketua Bawaslu Kabupaten Semarang, Agus Riyanto, menyampaikan apresiasi dan ucapan terima kasih kepada narasumber yang telah bersedia berbagi ilmu dan pengalaman dalam bidang kearsipan. Ia menekankan pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung tata kelola administrasi yang tertib dan akuntabel.

“Pengelolaan arsip adalah hal yang sangat penting karena berhubungan langsung dengan data, dokumen, serta berbagai aspek administratif kelembagaan. Ilmu tentang kearsipan perlu terus kita pelajari agar pengelolaan arsip di Bawaslu Kabupaten Semarang semakin baik. Harapannya, pelatihan ini memberikan manfaat nyata dan dapat langsung diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari,” ujar Agus.

Sementara itu, narasumber Bela Suci Nugraheni memaparkan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar kegiatan menyimpan dokumen, namun memiliki tujuan strategis untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, baik secara fisik maupun informasi yang dikandungnya.

“Arsip merupakan aset penting lembaga. Pengelolaannya harus sistematis, termasuk dengan memilah antara arsip aktif dan inaktif, serta mengelompokkan arsip sesuai klasifikasi. Hal ini penting agar saat diperlukan, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat,” jelas Bela yang juga merupakan staf bagian administrasi di Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

Bela juga menjelaskan secara rinci tentang aspek teknis pengelolaan arsip, mulai dari jenis arsip, masa retensi, hingga nasib akhir arsip yang dapat dimusnahkan, diserahkan ke lembaga kearsipan, atau disimpan permanen. Ia menambahkan bahwa penyusutan arsip memiliki fungsi penting, diantaranya adalah menghemat sarana dan prasarana penyimpanan, mengurangi biaya pengelolaan, serta menyelamatkan arsip yang memiliki nilai guna.

“Penyusutan arsip bukan hanya soal mengurangi tumpukan dokumen, tapi juga sebagai bentuk pertanggungjawaban lembaga dan pelestarian informasi yang bernilai historis maupun administratif,” lanjutnya.

Sementara itu, Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran dan Data Informasi (PP Datin) Bawaslu Kabupaten Semarang, Nurkus Budiyantomo, juga turut menyampaikan pentingnya tindak lanjut dari pelatihan tersebut. Ia menekankan perlunya penjadwalan yang sistematis bagi Satuan Kerja Pengelola dan Pemelihara Arsip (SKPPA) untuk melakukan proses retensi arsip, yang hasilnya nantinya dapat disampaikan kepada pimpinan sebagai bentuk pertanggungjawaban administratif.

Dengan terselenggaranya pelatihan ini, Bawaslu Kabupaten Semarang berharap seluruh jajaran sekretariat mampu mengimplementasikan pengetahuan yang diperoleh secara nyata dalam tugas sehari-hari, serta terus meningkatkan kualitas layanan kelembagaan yang berbasis dokumentasi dan informasi yang rapi, aman, dan mudah diakses.